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武夷山國旅接待會議流程

  ★準備工作

  1 接到會議(會展)意向后,合理報價立即回復,并提出我方的合理化建議。

  2 可為客戶進行會議(會展)的設計與策劃服務。

  3 根據要求預定酒店,會議(會展)場地、車輛等。

  4 準備會務用品:代表證、會徽、紀念品。

  5 提供公關禮儀、文秘、翻譯服務,代租會務所需設備。

  ★會議接待

  1 會議(會展)場所的布置:歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設備測試等。

  2 按客戶需要安排接送與會賓客,協助會務組辦理賓客簽到等工作。

  3 會議用餐及宴會安排。

  4 會后旅游、娛樂考察等活動。

  5 提供返程飛機票、火車票。

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  一般而言,作為專業的會展公司承接/代理各類會議及展覽,大多經過以下幾個環節:

  1、策劃 作為專業的會展代理公司,我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、招展企劃、會議回執等等。

  2、咨詢 在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出自己的預案供選擇——譬如在預算范圍內最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

  3、考察 如果您認為溝通后可以相信我們,那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及會展設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。

  4、確定 這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議。

  5、執行 嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。

  6、結算 雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算。

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