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各部門會議接待程序

  一、銷售部接待程序:

  銷售部在獲取客戶在酒店舉辦會議的信息后,應著手做以下工作:

  1、及時與會務方負責人進行聯絡

  (1)清楚了解會議性質(屬接待工作、還是商務活動,是否有重要嘉賓參加等)及內容(包括:時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);

  (2)若屬大型、重要的會議接待,在和客戶商定有關接待細節后,應及時向部門主管領導匯報情況,由部門主管領導召開協調會議,統籌整個會議的接待工作。

  2、落實會議場地和房間數量

  在會議洽談協商的過程中,應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節,做好記錄,尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后,應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。

  3、商談價格

  當確認場地及客房的安排沒有問題后,應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容,應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。

  價格政策是相對固定的,如超出自己的權限,應及時向主管領導請示。

  4、簽訂會議協議,收取會議押金

  當會務方已確認所有會議細節后,雙方應根據要求及承諾簽訂會議協議,并依照協議收取相應的會議押金;

  5、下發會議接待通知單

  簽訂好會議協議后,根據雙方協商的具體內容和有關細節,填寫會議接待通知單,經核對無誤,下發至各部門,并保存該次會議的檔案;

  6、會議接待

  發出會議接待通知單后,需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯系,協調會場的布置,跟蹤會議進程;

  7、會議結賬

  會議結束,若客戶消費掛賬,其帳務由銷售部和財務部共同催收,餐飲部給予協助;

  8、會議送別

  恭送會務方領導及辦會負責人,為賓客留下美好感受;同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人,加深友情;

  9、會議結束

  會議結束,視需要召開總結會,分析會議接待的得失,并將客戶意見反饋至相關部門,同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作;對有新聞價值的會議接待活動,可撰稿送媒體發表。

  二、房務部接待程序:

  房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單后,應做到:

  1、會議接待的前期工作

  (1)熟悉、了解會議接待通知單的內容;

  (2)了解結算方式,收費項目、聯系人和費用簽單人;

  (3)落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間,了解房間是否需要開通長途電話、加床;

  (4)落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等;

  (5)落實參會嘉賓是否分批到達;

  (6)負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。

  2、會議排房

  按會議接待要求安排相應的房間,在房類資源充足的情況下,房間安排力求集中,同時也可選擇安排同類客房中處于最佳狀態的房間。

  3、會議空房

  確認會議定房,落實好具體房間后,將預定內容輸入電腦并確定房號。

  4、會議嘉賓入住

  (1)在會議客人到店前一天,與銷售部就會議接待用房事宜進行核實,至少前一天排房,做好一切賓客入住前的準備工作;

  (2)會議賓客到達前,準備好房卡及團隊會議分發一覽表;對于重要客人,可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處,由當值大堂副理在客人到達前檢查房間,確保房間處于正常狀態;

  (3)當會議賓客抵店后,按會議接待安排及正常接待程序為客人辦理入住手續,并由行李員及時運送客人的行李。若遇問題,及時與銷售部會議接待負責人聯系。

  5、會議嘉賓離店

  (1)禮賓官接待信息,應及時協助客人收送行李;

  (2)前臺收銀處快速結賬;

  (3)協助客人安排好車輛。

  6、關注重要賓客的消費習慣,收集整理客史資料。

  三、餐飲部接待程序

  餐飲部接到由市場銷售部下發的會議接待通知單后,應做到:

  1、會議接待前期工作

  (1)做好記錄,根據會議接待通知單,準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求并將接待信息逐級傳遞;

  (2)根據會議接待通知單及會務方的要求,至少提前半天布置會場;

  (3)由宴會主管按酒店服務標準和客戶要求檢察會前準備情況(會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等),發現問題立即整改,力求沒有疏漏;

  (4)提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人,確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求,并為會議客人預留用餐場所。

  2、會議接待中

  (1)安排優秀禮儀人員,在會議召開前40分鐘到場,引領參會嘉賓;

  (2)跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項;

  (3)協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務,準備與會務方負責人結賬。

  3、會議結束

  (1)宴會服務人員跟進會議結帳工作;

  (2)幫助會議客人整理會議遺留物品。

  4、會議用餐及送別

  (1)引領會議客人用餐,并提供優質服務;

  (2)做好餐飲帳務的結賬工作。

  5、送別

  (1)恭送會議客人,為賓客留下美好感受;

  (2)客人離店后,若遺留下貴重物品,應盡快聯系交換客人。

  6、整理會議客戶資料,總結會議接待得失。

  四、其他相關部門請參照銷售部所下發會議接待通知單,做好相應接待工作。

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